1. Interne Ermittlung bei Compliance-Verstößen
Die Praxis der vergangenen Jahre zeigt, dass sich inzwischen in vielen Unternehmen die Einführung sog. Whistleblowing- oder Ombudssysteme als effektives Mittel zur Aufklärung von Compliance-Verstößen etabliert hat. Erlangt der Arbeitgeber auf diesem Weg oder anderweitig einen Hinweis auf einen Compliance-Verstoß, so hat er diesem nachzugehen. Es kommt zur Einleitung eines internen Ermittlungsverfahrens durch den Arbeitgeber. In diesem Zusammenhang werden regelmäßig sowohl schriftliche als auch elektronische Dokumente ausgewertet und Mitarbeiter befragt. Hat der Arbeitgeber vor oder bei der Durchführung solcher Ermittlungshandlungen betriebliche Mitbestimmungsrechte zu beachten?
2. Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei Internen Ermittlungen
2.1 Mitbestimmung hinsichtlich der Ordnung des Betriebs und des Verhaltens der Mitarbeiter
Ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG ist grundsätzlich nur insoweit denkbar, als Compliance Richtlinie des Arbeitgebers Regelungen über die Ordnung des Betriebs, die Gestaltung des Zusammenlebens und Zusammenwirken der Mitarbeiter im Betrieb und deren Verhalten enthalten.
Wertet der Arbeitgeber nun im Rahmen des internen Ermittlungsverfahrens dienstliche Unterlagen und E-Mails von Arbeitnehmern aus, so hat der Betriebsrat kein Mitbestimmungsrecht aus § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG. Vielmehr obliegt es dem Arbeitnehmer aufgrund seiner arbeitsvertraglichen Pflichten gegenüber dem Arbeitgeber, dienstliche Unterlagen und E-Mails zum Zwecke der internen Ermittlungen herauszugeben. Handelt es sich demgegenüber aber um private Unterlagen und E-Mails, so besteht im Hinblick auf deren Auswertung (soweit datenschutzrechtlich überhaupt zulässig) regelmäßig ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG.
Des Weiteren stellt sich die Frage der betrieblichen Mitbestimmung dann, wenn der Arbeitgeber im Rahmen des internen Ermittlungsverfahrens Arbeitnehmer in sog. “Mitarbeiter-Interviews” befragt. In einem solchen Fall hat der Betriebsrat dann kein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG, wenn sich die Fragen auf die Arbeitspflichten der Mitarbeiter beziehen, wie beispielsweise auf Arbeitsanweisungen an Fachabteilungen. Erfolgt die Befragung von Mitarbeitern aber anhand standardisierter Fragebögen und gehen die Fragen dabei über die Arbeitsleistung selbst hinaus, so ist ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats aus § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG zu beachten.
2.2 Mitbestimmung hinsichtlich der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen
Im Rahmen einer internen Ermittlung zur Aufklärung von Compliance-Verstößen kommt zudem ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG in Betracht. Dies ist dann der Fall, wenn für die Gewinnung und Auswertung der im Rahmen der internen Ermittlung gesammelten Daten eine Datenbank oder eine spezielle Software genutzt wird. Es handelt sich hierbei um die Anwendung einer technischen Einrichtung, die zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle bestimmt ist und ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG auslöst.
2.3 Mitbestimmung hinsichtlich Personalfragebögen und Beurteilungsgrundsätzen
Bedient sich der Arbeitgeber zur internen Ermittlung von Compliance-Verstößen der Befragung von Mitarbeitern und verwendet er hierfür einen standardisierten Fragebogen, so kommt ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 94 Abs. 1 BetrVG in Betracht. Ein solches Mitbestimmungsrecht besteht nicht nur dann, wenn auf dem Fragebogen Angaben der Mitarbeiter erfasst werden, die Aufschluss über die Person, Kenntnisse und Fertigkeiten des Befragten geben. Auch dann, wenn sich die Fragen lediglich auf den Inhalt oder Umfang des Arbeitsplatzes beziehen, ist bei der Verwendung standardisierter Fragebögen von einem Mitbestimmungsrecht nach § 94 Abs. 1 BetrVG auszugehen, da auch hier Rückschlüsse auf die Leistung oder die Eignung des Befragten möglich sind.
3. Fazit
Für ein effektives Compliance-System ist es erforderlich, dass der Arbeitgeber im Rahmen interner Ermittlungen Compliance-Verstöße ermittelt und aufarbeitet. In diesem Zusammenhang unterliegt eine Vielzahl denkbarer, dem Arbeitgeber zur Verfügung stehender Ermittlungshandlungen der Mitbestimmung des Betriebsrats. Es gilt, diese Mitbestimmungsrechte zu wahren, um die Ermittlungsergebnisse verwerten zu können, z.B. für eine verhaltensbedingte Kündigung.
Tobias Neufeld, LL.M.
Tobias Neufeld, LL.M. ist Fachanwalt für Arbeitsrecht und leitet als Partner die Arbeitsrechtsgruppe im Düsseldorfer Büro von Allen&Overy. Er berät nationale und internationale Unternehmen in allen Bereichen des Individual- und Kollektivarbeitsrechts sowie zu Fragen der betrieblichen Altersversorgung. Sein Schwerpunkt liegt dabei in der Beratung von komplexen Transaktionen sowie in Compliance-Projekten (insb. HR Compliance und Workforce Investigations).
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