Foto: Thinkstock / dolgachov
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Prävention

Digitalisierung der Compliance in Einkauf und Vertrieb

Die Tatsache, dass Einkauf sowie Vertrieb aus Compliance-Sicht Hochrisikobereiche im Unternehmen darstellen, ist inzwischen hinlänglich bekannt. Auch die meisten Mitarbeiter in diesen Bereichen dürften inzwischen des Öfteren durch ihren zuständigen Compliance-Mitarbeiter auf die wesentlichen Risiken hingewiesen worden sein. Datenschutz, Geldwäscheprävention, Sanktionsrecht, Korruption, Wettbewerbs- und Kartellrecht, Verhaltenskodizes… – all diese Begriffe sind bekannt und entsprechende Verhaltensgrundsätze wurden kommuniziert. Vielleicht hat man es sogar geschafft, dass Compliance als Mehrwert verstanden wird und einen hohen Stellenwert in der Unternehmenskultur einnimmt. Dies ist ein erster, wichtiger Schritt. Aber wie geht es nun weiter? Welche weiteren Aufgaben hat der zuständige Compliance-Verantwortliche für Einkauf und Vertrieb? Wirksamkeitsprüfung und Überwachung der installierten Prozesse und Regeln sind hier als Kernaufgaben zu nennen. Diese werden noch lange nicht flächendeckend wahrgenommen. Sind die eingeführten Prozesse und Regeln tatsächlich wirksam und halten sich die Mitarbeiter auch in Zeiten hohen Absatz- und Kostendrucks an diese Vorgaben?

Gute Indizien für die Wirksamkeit von Compliance-Regeln sind das Ausbleiben von Incidents, Beschwerden und Findings der Audit-Funktion. Aber dies ist eine reine Vergangenheitsbetrachtung. Der Blick in die Zukunft und die Antizipation zukünftigen Fehlverhaltens gelingen damit nicht. Neben der Risikoanalyse und der laufenden Beratung und Schulung zu Compliance-relevanten Themen muss sich Compliance also auch mit der Überwachung und dem Versuch zur Antizipation von Fehlverhalten beschäftigen. 

Im Vertrieb kann dazu ein Scoring-System für Vertriebspartner unter Einbeziehung aller vorhandenen Informationen und einem intelligenten Predictive Analytics-Ansatz einen entscheidenden Beitrag leisten. Das Ziel dabei ist eine effizienterer Einsatz der Compliance Ressourcen durch die Erhöhung der Treffsicherheit. Ein solches System funktioniert in folgenden Schritten:

  1. Identifikation und Zusammenführung aller relevanten Risikoindikatoren
    Hier können insbesondere Informationen zum Geschäftsvolumen, Geschäftsfeld, Kreditwürdigkeit, Stornoraten, Beschwerdehäufigkeiten, NPS-Werte u.v.m. von Interesse sein. Je nach Branche unterscheiden sich diese Faktoren deutlich. Hierzu ist unbedingt der Datenschutz zu beachten. Eine Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten sowie dem Betriebsrat ist unbedingt zu empfehlen.
  2. Bewertung der einzelnen Indikatoren sowie deren Zusammenwirken
    Dies ist der schwierigste Schritt. Denn hierzu wird wirklich gutes Know-how darüber benötigt,  wie die einzelnen Indikatoren Fehlverhalten begünstigen. Helfen kann hier der Blick in die Vergangenheit. Analysiert man Incidents aus der Vergangenheit, lassen sich wiederkehrende Muster erkennen, die Rückschlüsse auf die Wirkung einzelner Risikoindikatoren zulassen.
  3. Erstellung von Risikoprofilen und Berechnung von Wahrscheinlichkeiten
    Die Zusammenführung und Bewertung aller Risikoindikatoren in einem Scoring-System führt zu einem Risikoprofil auf Ebene des einzelnen Vertriebspartners. Nun lässt sich ein Wahrscheinlichkeitswert für ein zukünftiges Fehlverhalten errechnen.

Die erstellten Risikoprofile bilden die Grundlage für weitere gezielte Überwachungsmaßnahmen, wie z.B. Vor-Ort-Prüfungen, Mystery-Shopping, Geschäftsanalyse und Antragsrecherchen. Die Komination aller Informationen liefert einen „Holistic View on Agents“. Gerade in Organisationen mit hunderten von Ver- und Einkäufern ist dies oft die einzige Möglichkeit für einen risikobasierten und gezielten Ressourceneinsatz. Wichtig für die Zielerreichung des effizienten Einsatzes von Ressourcen ist, dass der gesamte Prozess automatisiert abläuft. Die relevanten Daten werden aus den Systemen automatisiert abgezogen, verarbeitet und die Bewertung in einem Dashboard dargestellt. Wenn der Prozess so automatisiert wird, ist dies ein Beispiel für eine mehrwertstiftende und effizienzsteigernde Digitalisierung von Compliance.  Der Nutzen eines solches Systems ist außerdem folgender: Es kann dabei helfen, die wenigen „Schwarzen Schafe“ frühzeitig herauszufiltern, die interne Reaktionsgeschwindigkeit enorm zu erhöhen und damit größere finanzielle und Reputationsschäden zu vermeiden. Es geht gerade nicht darum, jeden unter Generalverdacht zu stellen, sondern gezielte Überprüfungen möglich zu machen.

Die Digitalisierung wird also nicht nur im Einkauf und Vertrieb selbst einiges verändern. Auch die Compliance-Bereiche sollten deutlich intensiver IT-Systeme (s.o.) zur laufenden Überwachung nutzen. Dazu ist es erforderlich die entsprechenden Know - How-Träger zu rekrutieren, denn der Compliance-Manager allein wird ein solches Projekt nicht stemmen können. In oben genanntem Beispiel werden zusätzlich zum Compliance-Verantwortlichen insbesondere Experten aus den folgenden Bereichen benötigt: IT, Predictive Analytics, Forensik, Datenschutz, Projektmanagement, Einkaufs- oder Vertriebsprozesse. Darüber hinaus müssen sehr gute Kenntnisse über das Geschäftsmodell und die Märkte es jeweiligen Unternehmens vorhanden sein. Compliance wird dadurch wesentlich interdisziplinärer und kann dies als Chance zur Verbesserung der eigenen Vernetzung im Unternehmen nutzen.

Der Autor Markus Giese gibt zu dem Thema auch ein Webinar an der Quadriga Hochschule. Die vier Webinare des Online-Studiums „Compliance in Einkauf und Vertrieb“ finden ab dem 2. Juni einmal wöchentlich von 17:00 bis 18:30 live statt und stehen Ihnen im Anschluss als Aufzeichnung zur Verfügung.

 

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