Arbeitsrecht

Arbeitsverträge für Compliance Officer richtig gestalten

Es kann keine einheitlichen Vorgaben für die Gestaltung des Arbeitsvertrages eines Compliance Officers (CO oder CCO) losgelöst von dem anstellenden Unternehmen und dessen Compliance-Struktur geben. Vor der Gestaltung des Arbeitsvertrages eines CO muss vielmehr zunächst eine Analyse durchgeführt werden, welche Compliance-Aufgaben in welchem Umfang konkret anfallen und auf wie viele Köpfe diese Tätigkeit verteilt werden muss, um effektive Compliance sicherstellen zu können. Auf dieser Analyse kann sodann die arbeitsvertragliche Gestaltung aufsetzen.

Pflichten des Compliance Officers

Mangels gesetzlicher Regelung zu den konkreten Anforderungen und Aufgaben eines CO bleibt es den Arbeitsvertragsparteien überlassen, den Pflichtenkreis des CO zu bestimmen, um hierdurch nicht nur Compliance sicherzustellen, sondern auch die Geschäftsführung von ihrer Haftung zu entlasten und einen handlungsfähigen CO zu implementieren. Dass es einer konkreten Regelung bedarf, zeigt eine viel beachtete Entscheidung des Bundesgerichtshofs (BGH, Urteil vom 17. Juli 2009, Az.: 5 StR 394/08). Der BGH vertrat die Auffassung, dass den CO auch eine strafrechtliche Verantwortung treffen kann, wenn es ihm nicht gelänge, pflichtwidriges Verhalten im Unternehmen zu verhindern.

In den Arbeitsvertrag des CO sollte die Pflicht des CO zur unaufgeforderten, regelmäßigen Berichterstattung des CO gegenüber der Geschäftsführung sowie zur unverzüglichen Berichterstattung bei Handlungsbedarf, besonderen Verdachtsmomenten etc. aufgenommen werden. Darüber hinaus sollte der Arbeitsvertrag die Pflicht des CO vorsehen, sämtliche seiner Maßnahmen vollständig und aussagekräftig zu dokumentieren. Im Arbeitsvertrag sollte zunächst nur die Position des CO genannt und für die konkreten Aufgaben auf die jeweils gültige Fassung einer Tätigkeitsaufstellung oder Stellenbeschreibung als Anlage zum Arbeitsvertrag verwiesen werden. Auf diese Weise besteht die Möglichkeit, die einzelnen Aufgaben konkret aufzunehmen, ohne das Arbeitsvertragsdokument zu überfrachten. Die Höhe der Gesamtvergütung (und insbesondere eines etwaigen variablen Vergütungsbestandteils) für den CO sollte sich nicht an dem Erfolg des Unternehmens orientieren. Denn sonst könnte ein Anreiz für den CO gesetzt werden, aus Interesse an einer möglichst hohen Vergütung, seine Pflichten zur Überwachung und Aufdeckung von Gesetzesverstößen nachlässiger wahrzunehmen.

Weisungs- und Direktionsrechte

Der CO ist einerseits den fachlichen Weisungen der Geschäftsführung unterworfen, die ihre Compliance-Aufgaben auf ihn delegiert hat. Andererseits muss er unabhängig von der Geschäftsführung handeln können, wenn ein Compliance-Verstoß (insbesondere der der Geschäftsführung) im Raume steht. Überdies bleibt das arbeitgeberseitige Direktionsrecht auch für den Arbeitnehmer-CO grundsätzlich bestehen. Dessen Ausübung muss sich allerdings an den besonderen Aufgaben des CO orientieren und kann daher unter Umständen nur begrenzt ausgeübt werden. Der CO muss ferner mit ausreichend Befugnissen ausgestattet sein, um seine Aufgaben erfüllen zu können.

Der Arbeitsvertrag sollte die Pflicht des CO und eine entsprechende bezahlte Freistellung vorsehen, sich regelmäßig auf dem Gebiet der von ihm übernommenen Aufgaben fort- und weiterzubilden. In einer Anlage zum Arbeitsvertrag, in dem die Aufgaben des CO konkret aufgeführt sind, sollten zudem die für den CO gegenüber anderen Mitarbeitern bestehenden Weisungsrechte sowie die aktuellen Berichtslinien sowohl zur Geschäftsführung als auch zu etwaigen Aufsichtsgremien und etwaigen anderen Beauftragten im Unternehmen festgeschrieben werden. Spiegelbildlich sollte auch der Umfang der Weisungsrechte der Geschäftsführung gegenüber dem CO niedergelegt sein, um dessen Unabhängigkeit abzusichern. Es sollte vertraglich geregelt werden, an wen sich der CO zu wenden hat, wenn er Zweifel hinsichtlich seiner Befugnisse hat.

Rechtsfolgen bei Verstößen des Compliance Officers

Kommt der CO den konkret umschriebenen und auf ihn wirksam übertragenen Aufgaben nicht nach, indem er zum Beispiel gebotene Compliance-Maßnahmen pflichtwidrig unterlässt, können neben arbeitsrechtlichen Konsequenzen Schadenersatzansprüche (§§ 280 Abs. 1, 823 Bürgerliches Gesetzbuch) und Bußgelder (§ 130 Ordnungswidrigkeitengesetz) drohen. Allerdings finden auch zugunsten des CO die vom Bundesarbeitsgericht (BAG) entwickelten Grundsätze der privilegierten Arbeitnehmerhaftung Anwendung. Verletzt der CO bei der Aufgabenerfüllung seinerseits geltende Rechtsvorschriften (wie bei unzulässigen Screenings oder E-Mail-Überwachungen) kommen auch insoweit strafrechtliche, arbeitsrechtliche und schadenersatzrechtliche Folgen in Betracht.

Der Arbeitsvertrag kann den Abschluss einer Vermögenschaden-Haftpflichtversicherung (D&O-Versicherung) zugunsten des CO vorsehen, ähnlich der D&O-Versicherung für geschäftsführende Organe des Unternehmens. Hier muss eine Rücksprache mit dem Versicherer erfolgen, inwieweit die Einbeziehung des CO in den Versicherungsschutz vor dem Hintergrund der Haftungsprivilegien im Arbeitsverhältnis erforderlich ist. Denkbar ist, die finanzielle Haftung eines CO im Arbeitsvertrag betragsmäßig zu begrenzen beziehungsweise eine vertragliche Haftungsfreistellung vorzusehen.

Kein gesetzlicher Sonderkündigungsschutz

Der CO genießt keinen gesetzlichen Sonderkündigungsschutz. Da der CO in einem besonders konfliktanfälligen Spannungsfeld zwischen Aufklärungs- und Loyalitätspflichten tätig ist, bedarf es in der Praxis häufig der Einräumung eines vertraglichen Sonderkündigungsschutzes, um eine ausreichend qualifizierte Person zur Übernahme der Aufgaben eines CO zu bewegen und dessen effektive, unabhängige Aufgabenerfüllung zu gewährleisten.

Möglich ist es, die von dem Unternehmen bei einer Kündigung einzuhaltende Kündigungsfrist im Arbeitsvertrag deutlich zu verlängern. Auch könnte bereits vertraglich die Zahlung einer Mindestabfindung für den Fall einer ordentlichen betriebsbedingten Kündigung festgelegt werden. Zu denken wäre ferner an eine Beschränkung der Kündigungsgründe zulasten des Unternehmens oder den gänzlichen Ausschluss einer ordentlichen arbeitgeberseitigen Kündigung, möglicherweise auch nachwirkend, wenn der CO keine Compliance-Aufgaben mehr wahrnimmt, sondern andere Tätigkeiten übernommen hat.

Fazit

Zusammenfassend ist festzuhalten, dass der Aufgabenbereich des CO sehr umfassend gestaltet sein kann und er daher stets der Gefahr einer Haftung ausgesetzt ist. Von ihm werden dennoch schnelle und wirkungsvolle Entscheidungen verlangt. Der CO muss daher versuchen, eine Balance zwischen diesen widerstreitenden Interessenlagen herzustellen. Hierbei wird ihm eine verlässliche Arbeitsvertragsgestaltung helfen, die nicht zuletzt den Interessen des Unternehmens zur Durchsetzung von Compliance dient. Ein besonderer, maßgeschneiderter Arbeitsvertrag für Compliance Officer ist unumgänglich.

Tobias Neufeld, LL.M.

Tobias Neufeld, LL.M. ist Fachanwalt für Arbeitsrecht und leitet als Partner die Arbeitsrechtsgruppe im Düsseldorfer Büro von Allen & Overy. Er berät nationale und internationale Unternehmen in allen Bereichen des Individual- und Kollektivarbeitsrechts sowie zu Fragen der betrieblichen Altersversorgung. Sein Schwerpunkt liegt dabei in der Beratung von komplexen Transaktionen und Reorganisationen in Konzernstrukturen (Matrix), bei grenzüberschreitenden Projekten sowie in Compliance-Projekten (insb. HR Compliance und Workforce Investigations).

 

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