Warum Compliance-Akzeptanz mit klaren Rollen beginnt
Widerstand gegen Compliance ist selten bloß eine Frage der Einstellung. Häufig fehlt Orientierung: Wer trägt welche Verantwortung, wann wird zusammengearbeitet und warum ist die Aufgabe relevant? Klare Rollen schaffen die Grundlage für Akzeptanz und helfen Compliance-Verantwortlichen, Führungskräfte und Fachbereiche wirksam einzubinden.
Compliance-Verantwortliche kennen diese Situation: Eine neue Vorgabe ist kommuniziert, ein Prozess beschrieben, Zuständigkeiten scheinen auf dem Papier geklärt. Im Arbeitsalltag bleiben jedoch Rückfragen, Aufgaben werden weitergereicht oder Entscheidungen verzögern sich. Die Folge: Compliance wird als zusätzlicher Aufwand wahrgenommen anstatt als gemeinsame Voraussetzung für sicheres und verantwortliches Handeln.
Der entscheidende Hebel liegt häufig nicht in noch mehr internen Regeln. Er liegt in der Organisation. Akzeptanz entsteht, wenn Mitarbeitende und Führungskräfte verstehen, welchen Beitrag sie leisten, wo ihre Verantwortung beginnt und endet und an wen sie sich bei Unsicherheit wenden können.
Widerstand ist oft ein Orientierungsproblem
Compliance kann nur dann wirksam werden, wenn Anforderungen im Alltag leicht und verständlich an Mitarbeitende gestellt werden und dadurch gut umzusetzen und zu dokumentieren sind. Dafür reicht es nicht, Richtlinien bereitzustellen oder Aufgaben formal zu delegieren. Mitarbeitende müssen erkennen können, was konkret von ihnen erwartet wird und wie sie in ihrer jeweiligen Rolle sicher handeln.
Widerstand hat dabei oft nachvollziehbare Ursachen. Aufgaben bleiben zu abstrakt, Verantwortlichkeiten überschneiden sich oder es ist nicht ersichtlich, wer informiert, entscheidet, dokumentiert oder eskaliert. Compliance wird dann schnell als Bürokratie erlebt.
Für Compliance-Verantwortliche heißt das: Nicht die individuelle Bereitschaft steht zuerst auf dem Prüfstand, sondern die Frage, ob die Organisation ihren Mitarbeitenden eine verständliche und verlässliche Umsetzung ermöglicht.
Vier Bausteine, die Akzeptanz fördern
1. Rollen klar beschreiben
Rollen beantworten die Frage: Welche Funktion übernimmt eine Person oder ein Bereich innerhalb der Compliance-Organisation? Nicht alle Mitarbeitenden müssen juristische Detailfragen beherrschen. Sie müssen aber wissen, welche Aufgabe sie übernehmen, welche Entscheidungen sie treffen dürfen und wann sie Unterstützung einholen sollten.
Wie wichtig klare Rollen und verständliche Aufgaben für die Akzeptanz sind, zeigt das Beispiel von Schoeller Werk. Dort zeigte sich zunächst, dass Unklarheit über Compliance-Rollen und Zuständigkeiten die Umsetzung erschwert. Klare Kommunikation, verständlich aufbereitete Aufgaben und die Einbindung von Compliance in bestehende Prozesse schufen mehr Orientierung. Das Schoeller Compliance Team fasst eine wesentliche Erkenntnis wie folgt zusammen:
„Bei Schoeller stellte sich als Learning heraus, dass eine umfassende Akzeptanz für das Thema Compliance im gesamten Unternehmen unerlässlich ist, um den vielfältigen Anforderungen überhaupt gerecht werden zu können.“ – unsere Eticor Customer Success Stories finden Sie hier im Überblick
2. Transparenz in der Organisation schaffen
Compliance-Verantwortliche brauchen einen zentralen, verlässlichen Überblick: Welche externen und internen Vorgaben sind für das Unternehmen relevant? Welche Pflichten leiten sich daraus ab? Und wer trägt jeweils die Verantwortung für Umsetzung, Kontrolle und Dokumentation?
Diese Transparenz macht die Compliance-Organisation für alle Beteiligten nachvollziehbar. Eine Compliance-Management-Software kann dabei unterstützen, Vorgaben, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Nachweise an einer Stelle abzubilden. So erkennen Mitarbeitende und Führungskräfte schneller, was ihren Bereich betrifft, welche Aufgaben offen sind und wo Unterstützung benötigt wird.
Wie Transparenz im Arbeitsalltag entstehen kann, zeigt das Beispiel unseres Kunden BGH-Edelstahlwerke: Intern gut vernetzte Standortadministratoren übernehmen dort eine Vermittlungsrolle zwischen Fachbereichen und Geschäftsführung. Ihre Kenntnis von Abläufen und Mitarbeitenden hilft dabei, Verantwortlichkeiten und relevante Informationen im Unternehmen sichtbar zu machen. Kennzahlen schaffen zusätzlich Transparenz und geben der Unternehmensleitung die Möglichkeit, bei Abweichungen gezielt gegenzusteuern.
3. Verantwortung verbindlich verankern
Eine Aufgabe ist nicht schon deshalb delegiert, weil sie einer Person oder einem Bereich zugeordnet wurde. Wirksame Delegation braucht einen klaren Auftrag: Was genau ist zu tun? Welche Verantwortung und Entscheidungsspielräume gehören dazu? Welche Informationen, Ressourcen und Ansprechpartner stehen zur Verfügung?
Ebenso wichtig ist die nachvollziehbare Annahme der Aufgabe. Verantwortlichkeiten dürfen nicht zwischen mehreren Stellen liegen bleiben oder ohne ausreichende Grundlage weitergegeben werden. Eine klare Dokumentation macht sichtbar, wer die Aufgabe übernommen hat, welche Fristen gelten und wo Rückfragen oder Eskalationen erforderlich sind. So entsteht Verbindlichkeit und die Möglichkeit, gezielt nachzusteuern. Und trotzdem bleibt der Delegierende weiter in der Verantwortung die Erfüllung der Aufgabe systematisch zu überprüfen.
Wie sich das Thema Verantwortung auch in komplexen Unternehmensstrukturen verbindlich verankern lässt, zeigt ein Beispiel von Covestro: Ein Delegationsworkshop unterstützte dort dabei, Rollen und Verantwortlichkeiten zu strukturieren und die Aufgabenverteilung nachvollziehbar abzubilden. Die gemeinsam entwickelten Strukturen dienten später als Grundlage für verbindliche interne Anweisungen.
4. Führungskräfte gewinnen
Akzeptanz für Compliance lässt sich nicht allein über Richtlinien oder die Compliance-Funktionen herstellen. Führungskräfte müssen das Thema mittragen, in ihren Bereichen priorisieren und die vereinbarten Verantwortlichkeiten sichtbar vorleben. Erst wenn Compliance auch top-down, als Führungsaufgabe verankert ist, wird sie im Arbeitsalltag verbindlich.
Für Compliance-Verantwortliche bedeutet das, Führungskräfte aktiv ins Boot zu holen: Sie brauchen Klarheit darüber, welche Vorgaben, Risiken und Aufgaben ihren Bereich betreffen, was sie selbst sicherstellen sollen und wann sie Unterstützung oder eine Eskalation benötigen. So können sie Erwartungen in ihren Teams wirksam klären und die Umsetzung konsequent begleiten.
Von klaren Strukturen zu gelebter Compliance
Klare Rollen, Transparenz über Vorgaben und Zuständigkeiten, wirksame Delegation und die Einbindung von Führungskräften bilden eine wichtige Grundlage für mehr Akzeptanz. Die Praxisbeispiele zeigen jedoch: Eine Lösung von der Stange gibt es nicht. Entscheidend ist, diese Bausteine passend zu den eigenen Strukturen, Prozessen und Verantwortlichkeiten zu gestalten.
Welche weiteren Bausteine die Akzeptanz von Compliance fördern und wie die Übertragung in die eigene Organisation gelingt, das erfahren Sie in unserem Workshop „Mehr Akzeptanz. Weniger Widerstand“ beim Bundeskongress Compliance 2026 am 05./06. November in Berlin.
Thomas Teschner und zwei weitere Eticor-Legal Compliance Experts erarbeiten gemeinsam mit den Teilnehmenden anhand eines konkreten Fallbeispiels praxisorientierte Ansätze für mehr Transparenz, klare Verantwortlichkeiten und eine Compliance-Organisation, die im Arbeitsalltag akzeptiert und gelebt wird.
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