Eine Speak-Up-Kultur in Zeiten wachsender Regulierung
In ganz Europa ist Hinweisgeberschutz in den Mittelpunkt der Compliance-Agenden gerückt. Gesetze wie die EU-Whistleblower-Richtlinie oder in Deutschland das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichten Unternehmen, sichere interne Kanäle bereitzustellen, über die Mitarbeitende und Stakeholder bedenkenlos Bedenken melden können.
Doch die reine Erfüllung gesetzlicher Anforderungen ist nur ein Teil der Aufgabe. Die größere Herausforderung für Compliance-Verantwortliche liegt darin, Vertrauen aufzubauen und dieses über verschiedene Ländergrenzen hinweg dauerhaft zu sichern.
Genau hier bietet die Reise von Decathlon wertvolle Einblicke. Der weltweit größte Sportartikelhändler mit mehr als 103.000 Mitarbeitenden in 62 Ländern stand vor der Aufgabe, von einer fragmentierten, lokalen Vorgehensweise zu einem zentralisierten und rechtskonformen Hinweisgebersystem zu wechseln.
Von verstreuten Regelungen zur einheitlichen Plattform
Bis 2019 wurden Mitarbeitende ermutigt, sich direkt an ihre Vorgesetzten zu wenden. Obwohl gut gemeint, führte dieser Ansatz zu Inkonsequenz und fehlender globaler Transparenz.
Wie sich Pierre Poujade, Compliance Officer bei Decathlon, erinnert:
„Es war zu dezentralisiert, zu autonom und spiegelte unsere Werte nicht wider. Wir wollten ein System, das Compliance weltweit skalierbar und vertrauenswürdig macht.“
Aufbau eines skalierbaren Speak-Up-Systems
Um diese Herausforderungen zu meistern, implementierte Decathlon Whispli, eine mehrsprachige Plattform für Hinweisgeberschutz und Fallmanagement. Die Lösung lässt sich flexibel an lokale rechtliche Vorgaben anpassen, etwa an strikte Datenhosting-Regeln in Ländern wie China oder Russland.
Der Rollout umfasste 20 Landingpages in verschiedenen Sprachen, ein automatisiertes Routing der Meldungen an lokale oder zentrale Teams sowie Schulungen für über 250 Fallbearbeiter weltweit. Da die Plattform ohne Programmierung auskommt und einfach zu konfigurieren ist, konnte das Compliance-Team sie schnell an die jeweilige Rechtslage anpassen.
Vertraulichkeit und Wahlfreiheit waren entscheidend: Mitarbeitende können anonym oder namentlich berichten und selbst entscheiden, ob ihre Meldung lokal oder von der Zentrale bearbeitet wird. Dieses Gleichgewicht zwischen Flexibilität und Vertrauen fördert eine rasche Akzeptanz.
Vertrauen und Compliance in der Praxis
Die Zahl der Meldungen verdoppelte sich – ein klares Signal für mehr Vertrauen. 2020, mit 57 % eingebundener Belegschaft, gingen 40 Meldungen ein. 2021, nach dem globalen Rollout, waren es bereits 82 – u. a. zu Mobbing, Interessenkonflikten und sexueller Belästigung.
Besonders bemerkenswert: Viele Mitarbeitende entschieden sich für offene Meldungen mit Namensnennung – ein Zeichen wachsenden Vertrauens in das System. Für die Compliance-Teams bedeutete die zentrale Übersicht vereinfachte Abläufe, klare regulatorische Ausrichtung und schnelle Anpassungen bei neuen gesetzlichen Anforderungen.
Über Whistleblowing hinaus: Interessenkonflikte managen
Decathlon’s Erfahrung zeigt, dass eine starke Speak-Up-Kultur mehr umfasst als Whistleblowing allein.
Interessenkonflikte stellen ein erhebliches Risiko dar, da sie Vertrauen gefährden, Unternehmen exponieren und den Ruf schädigen können, wenn sie nicht rechtzeitig erkannt werden.
Immer mehr Organisationen ergänzen deshalb ihre Hinweisgebersysteme um ein eigenes Interessenkonflikt-Modul, über das Mitarbeitende Geschenke, Beziehungen, Nebentätigkeiten oder finanzielle Beteiligungen einfach offenlegen können.
Für Compliance-Teams bietet dies zentrale Transparenz durch Echtzeit-Dashboards, automatisierte Workflows und revisionssichere Berichte. So lassen sich Risiken bereits vor wichtigen Geschäftsentscheidungen erkennen und Prüfungen effizienter steuern.
Durch die Kombination von Whistleblowing- und Interessenkonflikt-Management in einem sicheren System können Unternehmen ihre Integritätskultur stärken – und Compliance von einer reinen Pflicht zu einem Treiber von Vertrauen machen.
Erfolgsfaktoren für den deutschen Markt
Decathlons Beispiel verdeutlicht: Compliance-Systeme sind mehr als nur Pflichten nach dem HinSchG – sie sind essentiell für den Aufbau von Vertrauen.
Für deutsche Compliance-Verantwortliche lassen sich folgende Erkenntnisse ableiten:
- Konsistenz: Lokale Anpassung bei gleichzeitiger zentraler Steuerung.
- Flexibilität: Anonyme oder offene Meldungen, lokale oder zentrale Bearbeitung.
- Transparenz: Zeigen, dass Hinweise ernst genommen und bearbeitet werden.
- Über Whistleblowing hinaus: Interessenkonflikte in die Integritätskultur integrieren.
Wer Hinweisgeberschutz und Interessenkonflikt-Management in einem System vereint, geht über reine HinSchG-Compliance hinaus – und schafft nachhaltiges Vertrauen bei Mitarbeitenden, Partnern und Stakeholdern.
Bei Fragen steht Ihnen das Team von Whispli auf dem Bundeskongress Compliance (06./07. November in Berlin) gern persönlich zur Verfügung.
