Ein entscheidender Faktor für den hohen Stellenwert von Sicherheit und Gesundheit (SGA) und die erfolgreiche Zertifizierung nach DIN EN ISO 45001 ist der Einsatz von Software-Lösungen, um Prozesse im Bereich Arbeitsschutz effizienter zu gestalten und die Sicherheit der Mitarbeitenden zu erhöhen.
Herr Liebig, welche Herausforderungen und Ziele, haben Sie motiviert eine Software-Lösung für EHS & ESG zu implementieren?
Die steigende Zahl gesetzlicher Anforderungen sowie die Notwendigkeit, die Einhaltung von Vorschriften effizienter umzusetzen, motiviert und Prozesse zu digitalisieren. Zudem haben wir organisatorische Defizite wie aufwendige Präsenzschulungen, Doppelarbeit und eine mangelnde Dokumentation identifiziert, die den Einsatz einer Software-Lösung aus wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten sinnvoll machte. Auch die Nachvollziehbarkeit von Prozessen und die Performance bei der Datenanalyse wollten wir optimieren, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen und die Compliance zu sichern.
Ein wesentliches Ziel war dabei auch die Sicherstellung identischen Wissens im gesamten Unternehmen, die Entlastung von Mentoren und Führungskräften sowie die Wissensvermittlung unabhängig von Zeit und Ort.
Die Ziele für den Einsatz der EHS-Software in Ihrem Unternehmen beinhalten unter anderem eine vereinheitlichte Wissensbasis und die Entlastung von Mentoren und Führungskräften. Welche konkreten Ergebnisse haben Sie bis jetzt erreicht?
Seit dem Einsatz der EHS-Software haben wir wichtige Fortschritte erzielt. Besonders hervorzuheben ist die flexible und zeit- und ortsunabhängige Vermittlung von wichtigen Informationen und Wissen mit Hilfe von digitalen Sicherheitsunterweisungen und Schulungen. Früher wurden diese an zwölf Standorten in Präsenz durchgeführt, was nicht nur logistisch aufwendig war, sondern auch mit vielen Ressourcen wie Zeit und Geld verbunden war. Durch iManSys haben wir nun eine einheitliche, digitale Wissensbasis und sparen jede Menge Organisationsaufwand ein.
Ein weiterer wesentlicher Vorteil der EHS-Software ist ihre Skalierbarkeit. Wie schätzen Sie die langfristigen Potenziale der Software ein, um mit den wachsenden Anforderungen und der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens mitzuwachsen?
Die Skalierbarkeit von iManSys ist ein wesentlicher Faktor, der uns dabei unterstützt, unsere EHS- und ESG-Initiativen langfristig und nachhaltig zu managen. Da unser Unternehmen wächst und sich geografisch ausweitet, benötigen wir eine Software-Lösung, die mit diesem Wachstum Schritt halten kann. iManSys ermöglicht es uns, sowohl neue Standorte als auch Geschäftsbereiche nahtlos in das System zu integrieren. Durch die modulare Architektur und die Flexibilität der Software können wir spezifische Anforderungen einzelner Standorte oder Abteilungen problemlos abbilden, ohne die gesamte Systemstruktur anzupassen.
Was würden Sie anderen mittelständischen Unternehmen empfehlen, die darüber nachdenken, eine EHS-Software einzuführen? Welche Tipps haben Sie aus Ihren eigenen Erfahrungen, die anderen helfen könnten, die Einführung und Nutzung erfolgreich zu gestalten?
Mein Tipp für mittelständische Unternehmen ist, sich vor der Einführung der EHS-Software gut auf die spezifischen Bedürfnisse der verschiedenen Abteilungen vorzubereiten. Eine enge Zusammenarbeit und eine gründliche Bedarfsanalyse sind entscheidend.
Denken Sie langfristig. Eine EHS-Software ist eine Investition, die nicht nur kurzfristige Vorteile bietet, sondern mit der richtigen Skalierbarkeit und Flexibilität auch für zukünftige Anforderungen wappnet. Planen Sie also schon jetzt, wie Sie die Software auch in den kommenden Jahren optimal nutzen können.
Wie unterstützt die EHS-Software Ihr HR-Team im Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitenden? Welche speziellen Funktionen der Software nutzen Sie, um neue Mitarbeiter schnell und effektiv in das Unternehmen zu integrieren?
iManSys spielt eine entscheidende Rolle im Onboarding-Prozess, indem sie unserem HR-Team hilft, neue Mitarbeiter effizient und zielgerichtet zu integrieren. Ein zentraler Aspekt ist das Skillmanagement in Verbindung mit der Kompetenzmatrix aller Mitarbeitenden. Diese Tools unterstützen unser HR-Team bei der Personalentwicklung und die Führungskräfte bei der Bedarfsanalyse für fachliche Fortbildungen.
In den ersten sechs Monaten erfahren neue Mitarbeitende alle wichtigen Details zu unseren internen Prozessen. Und das sozusagen aus erster Hand. Denn die Schulungsvideos stammen direkt aus z. B. dem QM-Referat, der Lohnbuchhaltung oder von HR. Der Onboarding-Prozess wird durch die Verwaltung von Zertifikaten und Bescheinigungen noch effizienter – alle relevanten Dokumente werden in der Software hochgeladen und die Gültigkeitsfristen dieser Bescheinigungen werden automatisch überwacht. So entgeht uns kein wichtiges Detail, das für den reibungslosen Ablauf der Einarbeitung und die langfristige Compliance wichtig ist.
Wie viel Zeit hat die Software dem HR-Team bei der Durchführung des Onboardings neuer Mitarbeitenden erspart? Gibt es eine messbare Verbesserung der Effizienz im Onboarding-Prozess, seitdem die Software genutzt wird?
Die Software erspart nicht nur dem HR-Team Zeit. Es werden alle Bereiche entlastet. Die größte Zeitersparnis haben unsere internen Mentoren und die Führungskräfte. Sie können sich auf fachliche Dinge konzentrieren, denn die internen Prozesse werden mittels iManSys geschult. Wir sparen beim Onboarding und der Einarbeitung so ca. 15.000 EUR je Neuanstellung an internem Aufwand. Die Schulungen sind identisch, egal an welchem Standort jemand bei uns beginnt. Dadurch ergibt sich auch eine deutliche Verbesserung des Wissenstandes, was sich bei der späteren Tätigkeit durch weniger Unklarheiten auszahlt. Das dem so ist, können wir durch unsere internen System-Audits nach DIN ISO EN 45001 belegen. Die Audits bilden wir übrigens auch in iManSys ab.
Über iManSys
Die Software-Lösung iManSys von domeba unterstützt ihre Kunden bei der Erfüllung sämtlicher Anforderungen in den Bereichen Gesundheitsschutz, Arbeitssicherheit, Qualität und Nachhaltigkeit (EHS & ESG). Zum Funktionsumfang gehören der Aufbau von Rechtsdatenbanken, das Erfassen von Gefährdungen, Vorfällen und Unfällen, die regelmäßige Unterweisung der Belegschaft, die Organisation der Arbeitsmedizinischen Vorsorge, die Durchführung von Audits und Zertifizierungsprozessen sowie die Kontrolle des Ressourcenverbrauchs im Unternehmen.
Weitere Informationen unter https://www.imansys.com/
