Auf die Frage nach den drei wichtigsten Compliance-Problemen für ihr Unternehmen nannten 25% von Compliance-Experten in Deutschland das „Risiko durch Dritte innerhalb der Lieferkette “ (Quelle: NAVEX 2025 „State of Risk & Compliance Report“). Das verdeutlicht: Die Zusammenarbeit mit externen Partnern ist heute ein Schlüsselthema für Unternehmen.
Durch den wachsenden Druck aufgrund der sich ständig verändernden Vorschriften und ethischen Anforderungen ist das Risikomanagement von Drittparteien von zunehmender Wichtigkeit für Unternehmen aller Größen. Für Compliance-Fachleute geht es nicht mehr nur darum, zu reagieren, sondern vielmehr vorausschauend zu handeln um Ihr Unternehmen proaktiv zu schützen. Geschäftspartner Due Diligence ist die Grundlage für die Resilienz eines Unternehmens.
Von Sorgfaltspflicht über Integration und Dokumentation bis hin zur Echtzeit-Datenanalyse beleuchtet dieser Artikel die Schritte, die zu berücksichtigen sind, um die Compliance Ihrer Geschäftspartner sicherzustellen und Risiken in der Lieferkette zu mindern.
Sorgfaltspflicht – Regulierung trifft Strategie
Mit dem Aufkommen von Gesetzen wie dem EU-Lieferkettengesetz (CSDDD) und dem britischen Gesetz zur Wirtschaftskriminalität (ECCTA) steigen die Erwartungen der Regulierungsbehörden hinsichtlich des Risikomanagements im Zusammenhang mit Dritten stetig. Vertrauen allein reicht nicht mehr aus – Unternehmen müssen nachweisen können, dass diese Beziehungen notwendig und gepflegt sind. Reines Vertrauen genügt nicht länger; Unternehmen müssen die Notwendigkeit und das aktive Management dieser Beziehungen dokumentieren und nachweisen.
Eine belastbare und prüfbare Sorgfaltspflicht ist unverzichtbar. Das erfordert die Einführung strenger Onboarding-Verfahren, die nicht nur internationalen Rechtsstandards entsprechen, sondern auch die Grundwerte des Unternehmens widerspiegeln. Es geht nicht mehr nur darum, passiv zu überprüfen, sondern geht es vielmehr darum einen proaktiven Ansatz zu verfolgen, der Risiken identifiziert, Verantwortlichkeiten definiert und sicherstellt, dass jeder Partner in der Lieferkette ethisch und konform handelt.
Solide Prozesse: Von der Integration zur Verantwortung
Probleme mit Lieferanten entstehen oft durch Unklarheiten und fehlende Informationen. Deshalb ist die Integrationsphase von kritischer Bedeutung. Ein gut konzipiertes Programm zur Integration von neuen Geschäftspartnern hilft dabei, Lücken zu erkennen, bevor sie zu Compliance-Verstößen führen.
Die Wirksamkeit eines solchen Programms basiert auf drei Säulen:
- Frühzeitige Erkennung von Risiken: Eine strenge Auswahl der Lieferanten noch vor Vertragsabschluss ermöglicht es, Schwachstellen aufzudecken
- Klare Definition der Verantwortlichkeiten: Bei der Integration müssen jeder Partei klare Rollen und Funktionen zugewiesen werden, wodurch ein in den Prozess integrierter Mechanismus zur Rechenschaftspflicht geschaffen wird
- Intelligente Automatisierung: Tools und automatisierte Prozesse können die Sorgfaltspflicht und Kontrollen erleichtern, Reibungsverluste reduzieren und gleichzeitig eine strenge Compliance gewährleisten.
Dokumentation: Fundament für Strategie und Kontrolle
Angesichts der steigenden regulatorischen Anforderungen wird präzise Dokumentation zum strategischen Wettbewerbsvorteil. Proaktive, transparente und organisierte Nachweisführung geht über die bloße Einhaltung gesetzlicher Pflichten hinaus. Sie schützt das Unternehmen aktiv vor regulatorischen Sanktionen, privaten Rechtsstreitigkeiten und Reputationsschäden.
Die Onboarding-Dokumentation und Nachverfolgung des Lieferantenlebenszyklus müssen so gestaltet sein, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und die Entscheidungsfindung unterstützen. Dieser Prozess schützt das Unternehmen. Darüber hinaus verschafft ein transparentes und gut dokumentiertes Lieferantenmanagement einen Wettbewerbsvorteil, stärkt das Vertrauen der Kunden und festigt die Geschäftsbeziehungen.
Mit Daten zu mehr Resilienz
Um diese Herausforderungen zu bewältigen, können Unternehmen auf integrierte Plattformen zurückgreifen, die die Integration automatisieren, Echtzeitprüfungen durchführen und Risiken kontinuierlich überwachen. Diese Lösungen ermöglichen es, regulatorische Anforderungen mit betrieblichen Prozessen zu verknüpfen. Sie bieten Echtzeit-Transparenz über die gesamte Lieferkette und ermöglichen gleichzeitig einen differenzierten Ansatz, der lokale Besonderheiten und internationale Vorschriften berücksichtigt. Die Fähigkeit, vollständige Prüfpfade zu generieren, ist sowohl für die interne Überwachung als auch für die externe Berichterstattung unerlässlich.
Fazit
Die Resilienz Ihrer Lieferkette beruht auf der Fähigkeit Ihres Unternehmens, Compliance strategisch zu nutzen. Strenge Integrationsprozesse, zuverlässige Dokumentation und innovative Technologien ermöglichen es Compliance-Teams, Risiken zu mindern und Partnerschaften zu stärken.
Erfahren Sie, wie Sie die Due Diligence Ihrer Geschäftspartner sofort und souverän mit NAVEX IRM oder NAVEX RiskRate meistern.
Bei Fragen steht Ihnen das Team von NAVEX auf dem Bundeskongress Compliance (06./07. November in Berlin) gern persönlich zur Verfügung.
