Gästelisten in Excel, Freigaben per E-Mail, Tickets in einem weiteren Tool: Wer Corporate Hospitality Management mit allen verbundenen Prozessen schon einmal aus der Nähe erlebt hat, kennt die Komplexität des Themas.
Ein Praxisbeispiel: Ihr Unternehmen lädt einen Geschäftspartner für 2.000 Euro ins Stadion ein. Wer hat entschieden, dass dieser Vorgang Compliance-konform ist: der Vertrieb? Das Compliance-Team? Eine Richtlinie oder Excel-Liste? Oder am Ende eine E-Mail, die heute niemand mehr findet?
Corporate Hospitality ist ein erstaunlich analoger Prozess in einer längst digitalen Unternehmenswelt. Gäste werden nominiert, Compliance-Freigaben eingeholt, Tickets verteilt, Einladungen verschickt und Teilnahmen dokumentiert. Trotzdem liegen die Informationen dazu häufig in unterschiedlichen Systemen, Postfächern und Tabellen. Das funktioniert. Bis jemand eine einfache Frage stellt:
Warum wurde genau diese Person eingeladen und wer hat das wann auf welcher Grundlage freigegeben? Spätestens dann wird aus Eventmanagement ein Governance-Thema.
Die Herausforderung im Business-Kontext
Corporate Events, Sponsoring und exklusive Hospitality-Formate sind heute strategische Business-Hebel, unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche. Gleichzeitig steigen die internen und externen Anforderungen. Mehr interne Stakeholder, strengere Compliance-Vorgaben und die Pflicht, Ticket-Vergaben transparent nachzuweisen. Was viele Organisationen unterschätzen: Risiken und Ineffizienzen entstehen nicht erst im globalen Maßstab, sondern überall dort, wo Einladungen, Budgets und Verantwortlichkeiten zusammenkommen.
Zurück zu unserem Praxisbeispiel: Die Steuerung des 2.000 Euro-Tickets ist für Ihr Unternehmen auch eine spannende Thematik im steuerlichen Sinn. Neben dem lückenlosen Nachweis einer Compliance-konformen Einladung ist jetzt auch die Frage relevant, wer den Nachmittag im Stadion am Ende tatsächlich verbracht hat, und wie diese Leistung dann steuerlich behandelt wurde. Schnell wird deutlich: Ohne eine transparente, auditsichere Dokumentation entsteht auch an dieser Stelle ein hohes Risikopotential, das es zu vermeiden gilt. Aber wie?
Hospitality- und Eventprozesse strukturiert digitalisieren
Die übergeordnete Antwort auf all diese Fragen ist klar: Strukturiertes Risikomanagement und transparente Hospitality-Prozesse sind heute eine Notwendigkeit für jede Organisation, die mit Einladungen, Tickets oder Sponsoring arbeitet.
Auch der Konzern SAP stand vor exakt dieser Herausforderung – weltweit. Über mehrere Jahre hinweg wurden daraufhin alle relevanten Prozesse in Kooperation mit der Zazou Studio GmbH ganzheitlich digitalisiert und strukturiert. Das Ergebnis war keine Einzellösung, sondern eine integrierte Plattform mit echter Zukunftsvision: GETS.
Heute ermöglicht GETS auch anderen Unternehmen, den gesamten Hospitality-Prozess digital abzubilden: von der Gästenominierung durch Sales über die Compliance-Prüfung bis hin zum Reporting. So lassen sich Risiken reduzieren, Sponsoring-Investitionen transparent steuern und der wirtschaftliche Mehrwert von Events messbar steigern: Es entsteht echte, digitale Hospitality Governance.
Eine Plattform. Alle Rollen. Volle Transparenz.
GETS bildet strukturiert und transparent den gesamten End-to-End-Prozess ab:
- Strukturen, Rollen & Ticketkontingente: Admins, Sponsoring & Event Management
- Gästenominierung: Sales, Account Teams, Fachabteilungen
- Automatisierte Compliance-Prüfung & halbmanuelle Freigabe: Compliance
- Einladung & Registrierung: Event Management & Gäste
- Ticketverteilung & Check-in: Event Management & Agenturen
- Reporting & Steuerung: Compliance, Sponsoring & Controlling
Deep Dive: Der digitale Compliance Officer
Compliance ist heute mehr als das Einhalten von Richtlinien: Sie muss skalierbar und präventiv funktionieren. Manuelle Prüfprozesse stoßen bei steigenden Ticketvolumina schnell an ihre Grenzen. GETS geht daher einen Schritt weiter und fungiert als digitaler Compliance Officer, der den Menschen im Unternehmen – den „Human-in-the-Loop“ – maximal unterstützt.
Automatische Vorprüfungen auf Basis definierter Regeln und ein strukturierter Freigabeprozess schaffen einen echten Mehrwert: Individuelle Aufwände werden reduziert, Fehlerquoten minimiert und Engpässe steuerbar gemacht. Auch potenzielle Risiken werden durch ein Früherkennungs-System abgedeckt und vorab gekennzeichnet. Die Kontrolle endet dabei nicht mit der Freigabe: Das Monitoring läuft über den gesamten Einladungsprozess mit und erkennt automatisch neue Risikoinformationen, etwa einen Government Official während der Registrierung.
Die lückenlose Dokumentation aller Entscheidungen hebt den Prozess abschließend auf ein vollkommen neues Level Compliance-konformer Strukturen.
GETS beim Bundeskongress Compliance in Berlin
Anhand einer spannenden Enterprise Case Study zeigen Christian Weinberger und Kai Kemper (CEOs Zazou Studio GmbH) beim Bundeskongress Compliance am 5. & 6. November in Berlin, wie GETS in der Praxis Wirkung entfaltet und digitale Hospitality Governance ermöglicht. Beim Networking während der Veranstaltung können auch individuelle Fragen und Szenarien gemeinsam beleuchtet werden.
