Trainings- und Kommunikationsmaßnahmen sind hierfür essentiell und dürfen deshalb in keiner Compliance-Strategie fehlen.
Prävention durch Mitarbeiterschulungen
Wenn Unternehmen Compliance einführen, reicht es nicht aus, Richtlinien einfach nur im Unternehmen zu verteilen. Um erfolgreich zu sein, müssen Mitarbeiter informiert und sensibilisiert werden. Dies lässt sich durch Schulungen erreichen, denn mit ihrer Hilfe können die Ziele und Botschaften der Compliance-Maßnahmen und deren Anforderungen transportiert und verständlich gemacht werden. Darüber hinaus dienen Schulungen als Hilfestellung und sollen Mitarbeiter befähigen, angemessen sowie verantwortlich zu handeln und richtige Entscheidungen zu treffen. Als ein zentraler Baustein eines CMS beugen Schulungen Fehlverhalten vor und dienen somit in hohem Maße der Prävention von Compliance-Vergehen.
Unternehmen sollten darauf achten, verschiedene Schulungsmaßnahmen, wie E-Learning, Präsenztrainings und Coachings miteinander zu kombinieren. Ergänzt und unterstützt werden sollten sie durch den Einsatz verschiedener Schulungsmaterialien. Vor allem bei Compliance-Themen spielt der Mix eine wichtige Rolle, um wirklich alle Zielgruppen zu erreichen. Die gängigsten Schulungsarten sind Präsenztrainings und E-Learning, wobei ihr Einsatz von verschiedenen Faktoren abhängt. Je mehr Mitarbeiter an verschiedenen Standorten geschult werden müssen, umso mehr eignet sich E-Learning in Verbindung mit einem geeigneten Learning Management System (LMS), das Dokumentation und Reporting der Schulungen ermöglicht und sich so haftungsentlastend auswirkt.
Während der Vorbereitung und Durchführung empfiehlt es sich, verschiedene interne Abteilungen frühzeitig zu informieren beziehungsweise einzubeziehen. Das sichert eine breite Unterstützung im Unternehmen sowie einen reibungslosen Roll-out der Schulung. Darüber hinaus werden Überschneidungen vermieden, Fragen können rechtzeitig geklärt werden und im Zweifel lässt sich sogar Budget sparen. Um welche Abteilungen es sich dabei handelt, kann bei jedem Unternehmen variieren. Zu den wichtigsten zählen Geschäftsführung, Betriebsrat, Datenschutzbeauftragter, Personalabteilung, IT und Rechtsabteilung.
Mit Kommunikation Compliance erlebbar machen
Ein zielgruppenorientiertes und angemessenes Kommunikationskonzept sollte die Compliance-Maßnahmen eines Unternehmens stets begleiten und zwar von Anfang an, konsequent und regelmäßig. Denn Kommunikation ist die unverzichtbare Basis bei der Einführung, Vermittlung und Verankerung eines Compliance-Programms.
Unternehmen sollten dabei bedenken, dass sich ihr Programm an unterschiedliche Zielgruppen, wie Mitarbeiter, Führungskräfte, Lieferanten und Kunden richtet und dies bei der Planung ihrer Kommunikationsmaßnahmen berücksichtigen. Da die Maßnahmen möglichst alle Zielgruppen erreichen und Wiedererkennungswerte schaffen sollen, ist auch hier ein optimaler Mix aus unterschiedlichen Kommunikationsformen und -kanälen – online wie offline – notwendig.
Im Rahmen der internen Kommunikation ist ein „Tone from the Top“ unverzichtbar, in dem sich die Unternehmensleitung zum Beispiel in einem Video zum Thema Compliance bekennt. Insgesamt spielt die positive Kommunikation von Führungskräften und Compliance-Verantwortlichen an Mitarbeiter eine übergeordnete Rolle, um Compliance-Werte in der Unternehmenskultur nachhaltig zu festigen.
Zur Ankündigung von Schulungen bieten sich E-Mails oder animierte Kurzvideos an, um Aufmerksamkeit zu erzeugen und Neugier für das Training zu wecken. Begleitend können Unternehmen ihre Compliance-Themen in der Mitarbeiterzeitschrift oder einem Newsletter kommunizieren. Auch Informationsbroschüren, FAQ oder eine Intranet-Seite speziell zu diesem Thema helfen bei der Vermittlung wichtiger Informationen. Für die Mitarbeiter sollte darüber hinaus immer klar sein, an welchen Ansprechpartner sie sich mit Fragen wenden können.
Fazit
Schulungsmaßnahmen sind ein zentraler Baustein bei der Umsetzung eines Compliance-Management-Systems und dürfen deshalb in keiner Compliance-Strategie fehlen. Gleiches gilt für die begleitende Compliance-Kommunikation. Grundsätzlich sollten Kommunikations-Spezialisten von Anfang an in die Entwicklung eines CMS eingebunden werden. Denn Compliance-Richtlinien müssen einfach, einheitlich und eingängig sein und auch so kommuniziert werden, damit alle sie verstehen und akzeptieren.
